कार्य विश्लेषण का अर्थ :-
सरल शब्दों में कार्य विश्लेषण को किसी कार्य के बारे में जानकारी एकत्र करने की प्रक्रिया के रूप में समझा जा सकता है। दूसरे शब्दों में, कार्य विश्लेषण कार्यों का औपचारिक और विस्तृत निरीक्षण है। यह किसी कार्य के बारे में जानकारी एकत्र करने की एक प्रक्रिया है।
इस प्रकार, कार्य विश्लेषण कार्य की सामग्री, भौतिक परिस्थितियों जिसमें कार्य किया जाता है और कार्य की जिम्मेदारियों को पूरा करने के लिए आवश्यक योग्यताओं का एक व्यवस्थित शोध है।
कार्य विश्लेषण की परिभाषा :-
इसकी कुछ महत्वपूर्ण परिभाषाएँ इस प्रकार हैं:
“कार्य विश्लेषण को कार्यों के सूचना में जानकारी प्राप्त करने के रूप में परिभाषित किया जा सकता है।”
ई.जे. मैकॉर्मिक
“कार्य विश्लेषण एक कार्य विशेष कार्य के कार्यों और उत्तरदायित्वों के संबंध में सूचनाओं का अध्ययन और संग्रह करने की प्रक्रिया है।”
एडविन बी. फिलिप्पो
“कार्य विश्लेषण की परिभाषा एक कार्य से सम्बन्धित विभिन्न अंग भूतों, कर्तव्यों, कार्य-दशाओं तथा कर्मचारी की व्यक्तिगत पात्रताओं के समुचित अध्ययन के रूप में की जा सकता है।”
एम.एल.ब्लम
कार्य विश्लेषण के विशेषताएं :-
कार्य विश्लेषण की परिभाषाओं के अध्ययन से उभरने वाली कुछ महत्वपूर्ण विशेषताएं इस प्रकार हैं:-
- कार्य विश्लेषण एक बहुत ही महत्वपूर्ण मानव संसाधन प्रबंधन तकनीक है। मानव संसाधनों के अधिग्रहण में यह पहला कदम है।
- कार्य विश्लेषण एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा प्रत्येक कार्य के बारे में तथ्यों को व्यवस्थित रूप से देखा और अध्ययन किया जाता है।
- कार्य विश्लेषण में मौजूद कार्य के बारे में तथ्यों का संग्रह और अध्ययन शामिल है।
- कार्य विश्लेषण कार्य के मानकों को स्थापित करने की एक प्रक्रिया है। ये मानक उचित प्रदर्शन के लिए आवश्यक न्यूनतम स्वीकार्य योग्यता, कौशल और योग्यता निर्दिष्ट करते हैं।
- कार्य विश्लेषण एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके अंतर्गत किसी निश्चित कार्य से संबंधित गतिविधियों, कर्तव्यों, उत्तरदायित्वों, अन्य कार्यों के साथ संबंधों और उसके सफल निष्पादन के लिए आवश्यक योग्यताओं, कौशलों और योग्यताओं का विश्लेषणात्मक रूप से अध्ययन किया जाता है।
कार्य विश्लेषण के उद्देश्य :-
यद्यपि कार्य विश्लेषण सभी मानव संसाधन प्रबंधन गतिविधियों के लिए एक बहुत ही आवश्यक आधार है, इसके विशिष्ट उद्देश्यों को निम्नानुसार समझा जा सकता है:-
- कार्य मूल्यांकन के लिए आवश्यक तथ्य और जानकारी प्रदान करना।
- कर्मचारियों की अधि प्राप्ति के लिए एक तर्कसंगत और उचित आधार स्थापित करना।
- कर्मचारियों के लिए प्रभावी प्रशिक्षण और विकास कार्यक्रमों की योजना और सामग्री में सहायता करना।
- प्रत्येक कार्य के अवलोकन एवं अध्ययन के माध्यम से मानव संसाधन नियोजन हेतु आवश्यक सूचना उपलब्ध कराना।
- किसी विशेष कार्य को करने के लिए आवश्यक योग्यताओं की जानकारी प्रदान करके मजदूरी और वेतन के निर्धारण में योगदान देना।
- प्रत्येक कार्य के लिए आवश्यक न्यूनतम स्वीकार्य योग्यता, कौशल और योग्यता मानकों को निर्दिष्ट करके कर्मचारियों की भर्ती और चयन की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाना।
कार्य विश्लेषण की सूचनाओं के स्रोत :-
कार्य विश्लेषण के विषय में सूचनाओं को तीन प्रमुख स्रोतों से प्राप्त की जा सकती है, और वे हैं:-
- एक कार्य वास्तव में कर्मचारियों द्वारा किया जाता है;
- अन्य कर्मचारी जैसे पर्यवेक्षक और फोरमैन जो किसी कार्य के पूरा होने के दौरान कर्मचारियों का निरीक्षण करते हैं और इसके परिणामस्वरूप इसके बारे में ज्ञान प्राप्त करते हैं; और
- बाहरी पर्यवेक्षकों को विशेष रूप से कर्मचारियों द्वारा किसी कार्य को पूरा करने की देखरेख के लिए नियुक्त किया जाता है। इस प्रकार के बाहरी लोगों को ‘व्यवसाय कार्य विश्लेषक’ कहा जाता है। कभी-कभी विशेष कार्रवाई समीक्षा समितियां भी गठित की जाती हैं।
कार्य विश्लेषण के अंग :-
कार्य विश्लेषण के तीन महत्वपूर्ण भाग हो सकते हैं, जिनका वर्णन इस प्रकार है
कार्य विश्लेषण की विधियां :-
कार्य विश्लेषण के बारे में सूचनाओं एकत्र करने के लिए कई विधियों का उपयोग किया जाता है, फिर भी उनमें से कोई भी पूर्ण नहीं है। इसलिए वास्तविक व्यवहार में, कार्य विश्लेषण तथ्यों को प्राप्त करने के लिए विभिन्न विधियों के संयोजन का उपयोग किया जाता है। मुख्य विधियाँ इस प्रकार हैं:-
कार्य निष्पादन विधि :-
इस पद्धति के तहत, कार्य विश्लेषक अपना कार्य स्वयं करता है जिसका विश्लेषण कार्य का प्रत्यक्ष अनुभव प्राप्त करने और कार्यों और जिम्मेदारियों से परिचित होने के उद्देश्य से किया जाता है। यह विधि उन कार्यों के विश्लेषण में उपयोगी है जिनमें कम कौशल की आवश्यकता होती है। और जिसे आसानी से सीखा जा सकता है। वे ऐसे कार्यों के लिए उपयुक्त नहीं हैं जो खतरनाक हैं या व्यापक प्रशिक्षण की आवश्यकता है।
निर्णायक घटना विधि :-
निर्णायक घटना पद्धति कार्य विश्लेषण के लिए एक गुणात्मक दृष्टिकोण है जिसका उपयोग क्रियाओं या कार्यों के व्यावहारिक रूप से केंद्रित विशिष्ट विवरण प्राप्त करने के लिए किया जाता है। इस विधि के अन्तर्गत केवल उन्हीं घटनाओं का अध्ययन किया जाता है जो कार्य के सफल अथवा असफल निष्पादन को दर्शाती हैं।
पदाधिकारियों को अतीत में घटित असामान्य घटनाओं और घटनाओं आदि का वर्णन करने के लिए कहा जाता है जो कार्य की प्रकृति को उजागर करती हैं। ये घटनाएँ और घटनाएँ प्रभावी या अप्रभावी कार्य व्यवहार का संकेत देती हैं। कार्य के लिए आवश्यक योग्यता, जानकारी, गुण और मानसिक चेतना निर्धारित करने के लिए ये सभी कठिन निर्णय लेने के अवसर हैं।
वैयक्तिक अवलोकन विधि :-
यह कार्य विश्लेषण के बारे में जानकारी प्राप्त करने का एक लोकप्रिय और सरल तरीका है। इसके तहत कार्यस्थल पर काम करते समय कर्मचारी पर नजर रखी जाती है। अवलोकन के दौरान विभिन्न प्रश्न पूछकर क्रियाओं को समझना बहुत आसान हो जाता है। लेकिन प्रशासनिक कार्यों में इस पद्धति का उपयोग करना संभव नहीं है, जिसमें अधिकांश सोच और मानसिक श्रम शामिल है। ऐसे कार्यों में भी यह तरीका उपयोगी नहीं होता, जिनमें काम रुक-रुक कर और लंबे समय तक चलता रहता है।
साक्षात्कार विधि :-
साक्षात्कार विधि के अन्तर्गत कार्य विश्लेषक कर्मचारी से सीधा सम्पर्क स्थापित कर कार्य से सम्बन्धित सूचनाएँ एकत्रित करता है। यह जानकारी कर्मचारी से प्रश्न पूछकर और स्वयं विश्लेषक द्वारा अवलोकन करके एकत्र की जाती है। इसके लिए प्रश्नों की समय-सारणी बनाना और उसका उपयोग करना सबसे अच्छा है, इस पद्धति के माध्यम से कार्य के संबंध में कर्मचारी और पर्यवेक्षक दोनों के विचार प्राप्त किए जा सकते हैं।
प्रश्नावली विधि :-
एक प्रश्नावली विभिन्न प्रश्नों का एक रूप है जो कर्मचारी को भरने के लिए दिया जाता है, इसमें कार्य संबंधी गतिविधियों, जिम्मेदारियों और प्रदर्शन मानकों आदि से संबंधित कई प्रश्न होते हैं। यह प्रश्नावली कार्य विश्लेषक द्वारा संबंधित कर्मचारियों के अधिकारी को दी जाती है।
वह विधि जो उन्हें काम के समय कर्मचारियों से भरती है और फिर उन्हें कार्य विश्लेषक के विभाग में भेजती है, साक्षात्कार पद्धति की तुलना में कम खर्चीली है। और जानकारी जुटाने में समय भी कम लगता है। साथ ही इसमें बड़ी संख्या में कर्मचारी हिस्सा ले सकते हैं।
कार्य विश्लेषण की प्रक्रिया :-
कार्य का विश्लेषण एक व्यवस्थित प्रक्रिया के माध्यम से किया जा सकता है, जिसके कुछ चरण होते हैं। इन चरणों के द्वारा कार्य विश्लेषण की प्रक्रिया को निम्न प्रकार से समझा जा सकता है।
संगठनात्मक सूचनाओं का संग्रह :-
कार्य विश्लेषण की प्रक्रिया के प्रथम चरण में संगठन के सभी कार्यों का विस्तृत अवलोकन किया जाता है, ताकि विभिन्न कार्यों, संगठनात्मक लक्ष्यों और विभिन्न कार्यों के महत्व के बीच संबंध के बारे में विस्तृत जानकारी प्राप्त की जा सके।
इसके लिए संगठनात्मक चार्ट, कार्य-श्रेणी विवरण और कार्यप्रवाह विवरण आदि का अध्ययन किया जाता है, जिसमें विभिन्न कार्यों की अंतःक्रियाओं, कार्य समूह की सामान्य आवश्यकताओं और कार्य में शामिल विभिन्न गतिविधियों के प्रवाह का ज्ञान होता है।
कार्य विश्लेषण कार्यक्रम का निर्माण :-
इसके बाद कार्य विश्लेषण का कार्यक्रम तैयार किया जाता है। इसके अंतर्गत विश्लेषण के लिए इसके प्रयोग के विशिष्ट क्षेत्र एवं उद्देश्य निर्धारित किए जाते हैं। साथ ही कार्य विश्लेषण, समय अनुसूची एवं बजट आदि के लिए प्रभारी अधिकारी के संबंध में निर्णय लिए जाते हैं।
विश्लेषण किए जाने वाले प्रतिनिधि कार्यों का चयन :-
संगठन के सभी कार्यों का विश्लेषण करना बहुत खर्चीला और समय लगने वाला कार्य है। इसलिए, कार्य विश्लेषक कुछ प्रतिनिधि कार्यों का चयन करता है, जो कार्यों की अपनी श्रेणी का प्रतिनिधित्व करते हैं। विभिन्न चयनित कार्यों के बीच प्राथमिकता निर्धारित करने की भी सलाह दी जाती है।
कार्य विश्लेषण तथ्यों का संग्रह :-
इस चरण के अंतर्गत कार्य विश्लेषण के लिए तथ्यों का संग्रह किया जाता है। तथ्यों को एकत्रित करने के लिए अनेक विधियों का प्रयोग किया जाता है। यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि सूचनाओं के संग्रह के लिए केवल उसी विधि का उपयोग किया जाना चाहिए, जो दी गई स्थिति में स्वीकार्य और विश्वसनीय हो।
कार्य विवरण तैयार करना :-
इस चरण के अंतर्गत कार्यों, कर्तव्यों, उत्तरदायित्वों और संचालन आदि को कार्य की विषय वस्तु के रूप में वर्णित किया जाता है। कार्य-धारक को कर्तव्यों और जिम्मेदारियों को निभाने और कार्य विवरण के तहत निर्धारित गतिविधियों और कार्यों को करने की आवश्यकता होती है।
कर्मचारी विशेषता की तैयारी :-
इस अंतिम चरण के तहत, कार्य विशिष्टता की मानवीय क्षमताओं को एक कर्मचारी विशेषता में परिवर्तित किया जाता है। कर्मचारी विशिष्टता, शारीरिक योग्यता, शैक्षिक योग्यता और अनुभव आदि का वर्णन करता है, जो इंगित करता है कि इन योग्यताओं वाले उम्मीदवार के पास कार्य विशेषज्ञता में निर्धारित न्यूनतम मानवीय योग्यताएं हैं।
कार्य विश्लेषण के उपयोग :-
मानव संसाधन प्रबंधन के अंतर्गत कार्य विश्लेषण एक बहुत ही महत्वपूर्ण कार्य है। यह संगठन के मानव संसाधनों के बारे में कई आवश्यक जानकारी प्रदान करता है। कर्मचारियों के रोजगार, पदोन्नति, प्रशिक्षण, निष्पादन मूल्यांकन, कार्य मापन और वृत्ति नियोजन आदि के संबंध में महत्वपूर्ण निर्णय लिए जाते हैं। कार्य विश्लेषण निम्नलिखित कार्यों में मानव संसाधन प्रबंधन के लिए उपयोगी है:
मानव संसाधन नियोजन में उपयोग :-
कार्य विश्लेषण मानव संसाधन आवश्यकता के ज्ञान और कौशल की भविष्यवाणी करने में मदद करता है। यह कार्यों के बीच वैश्विक और लंबवत संबंध व्यक्त करके एक सुव्यवस्थित पदोन्नति और स्थानांतरण नीति तैयार करने की सुविधा प्रदान करता है। यह एक संगठन के तहत आवश्यक मानव संसाधन योग्यता निर्धारित करने में भी मदद करता है।
भर्ती और चयन में उपयोग :-
कार्य विश्लेषण कार्य संबंधी, कर्तव्यों, उत्तरदायित्वों और योग्यताओं को निर्धारित करता है साथ ही कर्मचारियों की योग्यताओं, रुचियों और वैयक्तिकता को निर्धारित करने के लिए कर्मचारियों के प्रकार और चयन के तरीकों को तय करना आसान हो जाता है।
प्रशिक्षण और विकास में उपयोग :-
कार्य विश्लेषण से यह स्पष्ट हो जाता है कि प्रत्येक कर्मचारी से किस प्रकार के कार्य एवं योग्यताओं की आवश्यकता है तथा अन्य कार्यों के सम्बन्ध में उसका उत्तरदायित्व क्या है। यह प्रशिक्षण कार्यक्रम तैयार करने, प्रशिक्षण के लिए कर्मचारियों का चयन करने और विकास योजनाओं को तैयार करने में मदद करता है।
कार्य वर्गीकरण और कार्य मूल्यांकन में उपयोग :-
कार्य विश्लेषण से प्राप्त जानकारी कार्य समूहों के गठन के माध्यम से कार्य वर्गीकरण में सहायता करती है। इसके अतिरिक्त, कार्य विश्लेषण भी कार्य मूल्यांकन का आधार है, जिसके द्वारा संगठन के अंतर्गत कार्यों का तुलनात्मक मूल्य निर्धारित किया जाता है।
निष्पादन मूल्यांकन में उपयोग :-
कार्य विश्लेषण के आधार पर कर्मचारियों के निष्पादन के मानकों का निर्धारण किया जाता है। ये मानक कर्मचारियों के प्रदर्शन का मूल्यांकन करना बहुत आसान बनाते हैं।
मजदूरी एवं वेतन प्रशासन में उपयोग : –
कार्य विश्लेषण कार्यों के तुलनात्मक अध्ययन की ओर ले जाता है, ताकि बेहतर मजदूरी प्रथाओं और मजदूरी दरों का विकास किया जा सके। यह वेतन असमानताओं को दूर करने और अन्य संगठनों में प्रचलित मजदूरी दरों के साथ तुलना करने में मदद करता है।
सुरक्षा और स्वास्थ्य में उपयोग :-
कार्य विश्लेषण कार्यों के संबंध में जोखिमों और अस्वास्थ्यकर परिणामों के बारे में जानकारी प्रदान करता है। परिणामस्वरूप, प्रबंधक इन जोखिमों से बचाव के उपाय करते हैं और अस्वास्थ्यकर कार्य-संबंधी स्थितियों को दूर करते हैं।
संक्षिप्त विवरण :-
कार्य विश्लेषण से जो सूचनाएं प्राप्त होती है। उनमें क्या, कैसे, कब और क्यों गतिविधियाँ की जाती हैं; उपयोग किए गए उपकरण, औजारों या यन्त्रों; दूसरों के साथ किस प्रकार की अन्तःक्रिया अपेक्षित है; शारीरिक और सामाजिक काम करने की स्थिति; तथा कार्य के लिए आवश्यक प्रशिक्षण, कौशल एवं योग्यता आदि को सम्मिलित करता है।
FAQ
कार्य विश्लेषण की विवेचना कीजिए?
कार्य विश्लेषण कार्यों का औपचारिक और विस्तृत निरीक्षण है। यह किसी कार्य के बारे में जानकारी एकत्र करने की एक प्रक्रिया है।
कार्य विश्लेषण की प्रक्रिया लिखिए?
- संगठनात्मक सूचनाओं का संग्रह
- कार्य विश्लेषण कार्यक्रम का निर्माण
- विश्लेषण किए जाने वाले प्रतिनिधि कार्यों का चयन
- कार्य विश्लेषण तथ्यों का संग्रह
- कार्य विवरण तैयार करना
- कर्मचारी विशेषता की तैयारी
कार्य विश्लेषण की विधियां बताइए?
- कार्य निष्पादन विधि
- निर्णायक घटना विधि
- वैयक्तिक अवलोकन विधि
- साक्षात्कार विधि
- प्रश्नावली विधि
कार्य विश्लेषण के उपयोग का वर्णन करें?
- मानव संसाधन नियोजन में उपयोग
- भर्ती और चयन में उपयोग
- प्रशिक्षण और विकास में उपयोग
- कार्य वर्गीकरण और कार्य मूल्यांकन में उपयोग
- निष्पादन मूल्यांकन में उपयोग
- मजदूरी एवं वेतन प्रशासन में उपयोग
- सुरक्षा और स्वास्थ्य में उपयोग
