चयन का अर्थ क्या होता है? विशेषताएं, महत्व, चयन प्रक्रिया

प्रस्तावना :-

मानव संसाधनों की प्राप्ति के स्रोतों की पहचान करने, संभावित कर्मचारियों की खोज करने और संगठन में रोजगार के लिए आवेदन करने, संभावित कर्मचारियों की खोज करने और उन्हें संगठन में रोजगार के लिए आवेदन करने के लिए प्रेरित करने के बाद, प्रबंधन को उपयुक्त कर्मचारियों के चयन का कार्य करना होता है।

दूसरे शब्दों में, मानव संसाधन प्रबंधन की प्रक्रिया के तहत भर्ती के बाद अगला तार्किक कदम योग्य और सक्षम लोगों का चयन करना है। चयन में एक स्पष्ट मार्गदर्शक नीति प्रत्येक रिक्त पद के लिए सबसे योग्य उम्मीदवारों के समूह से ऐसे व्यक्ति का चयन करना है, जो कार्य को सबसे सफलतापूर्वक पूरा कर सके। चयन प्रक्रिया गतिविधियों और उपायों की एक प्रणाली है जो किसी संगठन में यह जांचने के लिए अपनाई जाती है कि उम्मीदवार की विशिष्टता नौकरी विनिर्देशों और अपेक्षाओं के अनुरूप है या नहीं।

चयन का अर्थ :-

चयन एक संगठन के भीतर रिक्तियों को भरने के लिए आवश्यक योग्यता और क्षमताओं के साथ व्यक्तियों (आवेदन करने वाले लोगों के पूरे समूह से) का चयन करने की प्रक्रिया है। हालाँकि संगठनों के भीतर पदोन्नति और स्थानांतरण के लिए कुछ चयन विधियों को भी अपनाया जा सकता है, यहाँ इस अध्याय में हम संगठन के बाहर के आवेदकों के चयन पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं।

मानव संसाधन प्रबंधन के तहत भर्ती और चयन दो निर्णायक चरण हैं और अक्सर इन दो शब्दों का परस्पर उपयोग किया जाता है। लेकिन, दोनों में काफी अंतर है।जहां एक ओर भर्ती संगठन रिक्त पदों पर आवेदन करने के लिए संभावित कर्मचारियों की खोज और उन्हें प्रोत्साहित करने की प्रक्रिया है, वहीं दूसरी ओर उम्मीदवारों के एक ही समूह से उपयुक्त उम्मीदवारों के चयन से संबंधित है।

भर्ती को उसके दृष्टिकोण से सकारात्मक कहा जा सकता है, क्योंकि यह संगठन में आवेदन करने के लिए अधिक से अधिक उम्मीदवारों को आकर्षित करने की कोशिश करता है, जबकि चयन को इसके व्यवहार से नकारात्मक कहा जा सकता है, क्योंकि यह अधिक से अधिक अयोग्य उम्मीदवारों को हटाने की कोशिश करता है। इसके अलावा, पहले भर्ती की जाती है और फिर चयन किया जाता है।

चयन की परिभाषा :-

चयन के संबंध में महत्वपूर्ण परिभाषाएँ इस प्रकार हैं:-

“चयन एक कार्य में सफलता की उच्च संभावना वाले लोगों की पहचान (और पारिश्रमिक देकर नियुक्त करने) के उद्देश्य से आवेदकों के मध्य भेद करने की प्रक्रिया है।”

थॉमस एच. स्टोन

“चयन आवेदनों में से एक या एक से अधिक आवेदकों को रोजगार प्रदान करने की प्रक्रिया से संबंधित है। चयन पर अत्यधिक ध्यान देने की आवश्यकता है, क्योंकि एक ओर इसका अर्थ है कार्य की अपेक्षाओं के बीच ‘सर्वाधिक उपयुक्त’ का निर्धारण करना और दूसरी तरफ उम्मीदवार की योग्यता तय करनी होती है।”

अरून मोनप्पा एवं मिर्जा एस. सैय्यद

चयन प्रक्रिया की विशेषताएं :-

उपरोक्त अध्ययन से उभरने वाली चयन प्रक्रिया की कुछ प्रमुख विशेषताओं का वर्णन इस प्रकार है:

• चयन प्रक्रिया मानव संसाधन प्रबंधन के तहत एक निर्णायक चरण है।
• चयन एक नकारात्मक रवैया है, क्योंकि यह अयोग्य उम्मीदवारों को खारिज कर देता है।
• चयन प्रक्रिया के माध्यम से, कुल उम्मीदवारों में से ‘सबसे उपयुक्त’ का चयन किया जाता है।
• चयन प्रक्रिया के माध्यम से, आवेदन करने वाले लोगों के पूरे समूह से, किसी कार्य में सफलता की उच्च संभावना वाले लोगों की पहचान की जाती है।
• चयन प्रक्रिया में इसके विभिन्न चरणों को पार कर अंत तक पहुँचने वाले उम्मीदवारों का चयन किया जाता है और शेष उम्मीदवार चयन की दौड़ से बाहर हो जाते हैं।

इस प्रकार संक्षेप में यह कहा जा सकता है कि मानव संसाधन प्रबंधन के अन्तर्गत चयन एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा संगठनों के लिए वांछित योग्यता से श्रेष्ठता प्राप्त अभ्यर्थियों का चयन कर उन्हें नियोजित किया जाता है तथा शेष अभ्यर्थियों को अस्वीकृत कर दिया जाता है।

चयन का महत्व :-

एक संगठन की अपने लक्ष्यों को प्रभावी ढंग से प्राप्त करने और एक गतिशील वातावरण में विकसित होने की क्षमता इसके चयन कार्यक्रम की प्रभावशीलता पर बहुत अधिक निर्भर करती है। इसके अतिरिक्त योग्य कर्मचारियों के चयन का महत्व निम्नलिखित कारणों से भी बढ़ जाता है:-

• चयन प्रक्रिया के माध्यम से योग्य कर्मचारियों का चयन करना संभव है, जिससे संगठन की प्रतिष्ठा और ख्याति बढ़ती है।
• एक उचित चयन प्रक्रिया अपनाकर, संगठन के भीतर नियोक्ता और कर्मचारियों के बीच सौहार्दपूर्ण संबंध स्थापित किया जाता है।
• एक अच्छी चयन प्रक्रिया का पालन करने से कर्मचारियों में संगठन के प्रति कर्तव्य, अपनेपन और सहयोग की भावना बढ़ती है।
• यदि चयन प्रक्रिया के माध्यम से उपयुक्त कर्मचारियों का चयन किया जाता है, तो वे संगठन के लिए मूल्यवान संपत्ति बन जाते हैं।
• योग्य लोगों का चयन ठीक से किए जाने से कर्मचारियों के परिवर्तन में कमी आती है और साथ ही कर्मचारियों का मनोबल बढ़ता है।
• योग्य कर्मचारियों का चयन संगठन की उत्पादन लागत और अपव्यय को कम करता है और साथ ही कार्यों को कुशलता से निष्पादित करता है।

चयन नीति :-

चयन नीति संगठन की रोजगार नीति का हिस्सा है। एक अच्छी चयन नीति में निम्नलिखित तथ्य शामिल होने चाहिए:-

• चयन नीति पक्षपातपूर्ण होनी चाहिए।
• चयन नीति का कड़ाई से पालन किया जाना चाहिए।
• चयन नीति सरल, स्पष्ट और न्यायसंगत होनी चाहिए।
• चयन नीति समग्र संगठनात्मक नीति के अनुरूप होनी चाहिए।
• चयन नीति कठोर नहीं बल्कि लचीली होनी चाहिए, ताकि इसे समय-समय पर बदला जा सके।
• चयन का कार्य अकेले व्यक्ति के स्थान पर चयन बोर्ड को सौंपे जाने का प्रावधान किया जाए।
• चयन नीति रोजगारोन्मुख होने के साथ-साथ व्यावसायिक मार्गदर्शन में सहायक होनी चाहिए।
• चयन नीति में चयन करते समय देश में प्रचलित कानून के अनुपालन के संबंध में प्रावधान होना चाहिए।
• चयन नीति में स्पष्ट रूप से प्रत्येक स्तर के पद के लिए चयन करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों का उल्लेख होना चाहिए।

चयन प्रक्रिया :-

चयन के लिए किसी आदर्श प्रक्रिया का कोई प्रावधान नहीं है, जिसका पालन सभी संगठनों द्वारा सभी क्षेत्रों में किया जा सके। संगठन के आकार, व्यवसाय की प्रकृति, रिक्तियों की संख्या और प्रकार और प्रचलित विधानों की अनुपालन स्थिति के आधार पर विभिन्न संगठन अपनी तकनीक या तरीके अपना सकते हैं। इस प्रकार, प्रत्येक संगठन अपनी सुविधा के अनुसार और स्वयं के अनुकूल चयन की किसी एक विधि या कई विधियों के संयोजन का अनुसरण कर सकता है।

चयन प्रक्रिया में, उसकी योग्यता, अनुभव, शारीरिक और मानसिक क्षमता, स्वभाव और व्यवहारिक ज्ञान और योग्यता आदि के बारे में जानकारी एकत्र करने के विभिन्न तरीकों का उपयोग यह तय करने के लिए किया जाता है कि कोई उम्मीदवार रोजगार के लिए उपयुक्त है या नहीं।

इसलिए, चयन प्रक्रिया एक एकल कार्य नहीं है, बल्कि अनिवार्य रूप से विधियों या चरणों की एक श्रृंखला है जिसके द्वारा विभिन्न चयन तकनीकों के माध्यम से विभिन्न प्रकार की जानकारी एकत्र करने में सफलता प्राप्त की जा सकती है।

प्रत्येक चरण में, तथ्यों के सामने आने की संभावना है जो कार्य अपेक्षाओं और कर्मचारी विशिष्टताओं की तुलना करने के लिए उपयोगी हैं। सामान्य तौर पर, एक वैज्ञानिक चयन प्रक्रिया में निम्नलिखित चरण शामिल हो सकते हैं:

आवेदन पत्र की छँटाई –

चयन प्रक्रिया के तहत सबसे पहले भर्ती के माध्यम से रोजगार के लिए आकर्षित उम्मीदवारों की ओर से संगठन द्वारा प्राप्त आवेदनों की छंटाई की जाती है। उपरोक्त आवेदन चयन प्रक्रिया का मूल आधार हैं, क्योंकि वे उम्मीदवारों के बारे में सामान्य जानकारी प्रदान करते हैं। और उनके चयन के लिए प्रथम दृष्टया निर्णय लिया जाता है।

इस आवेदन पत्र के माध्यम से उम्मीदवारों की आयु, शैक्षिक योग्यता, प्रशिक्षण, अनुभव, पृष्ठभूमि और अपेक्षित वेतन आदि की जानकारी प्राप्त की जाती है। यह विशेष रूप से उल्लेखनीय है कि जहां कुछ संगठन स्व-तैयार किए गए आवेदन पत्र को स्वीकार करते हैं, वहीं कई संगठन इसे उम्मीदवारों पर छोड़ देते हैं कि वे जिस भी रूप में अपना आवेदन जमा करना चाहते हैं।

आवेदन पत्रों की छंटाई का उद्देश्य उन उम्मीदवारों को चयन प्रक्रिया से अलग करना है जो प्रारंभिक चरण में निर्धारित पद के लिए स्पष्ट रूप से अपात्र हैं। लेकिन इस बारे में आश्वस्त होने के लिए सावधान रहने की जरूरत है। यह भी ध्यान देने योग्य है कि आवेदनों को छांटने के लिए इस्तेमाल की जाने वाली तकनीकें उम्मीदवारों की प्राप्ति के स्रोतों और भर्ती के तरीकों के आधार पर भिन्न हो सकती हैं।

आवेदनों की शॉर्टलिस्टिंग के दौरान, संगठन द्वारा निर्धारित न्यूनतम आवश्यक योग्यता से कम वाले उम्मीदवारों को खारिज कर दिया जाता है और केवल योग्य उम्मीदवारों को ही अगले चरण के लिए प्रवेश दिया जाता है।

प्रारंभिक साक्षात्कार –

आवेदनों को शॉर्टलिस्ट करके चुने गए उम्मीदवारों को प्रारंभिक साक्षात्कार के लिए बुलाया जाता है। प्रारंभिक साक्षात्कार बहुत संक्षिप्त होता है। इसका उद्देश्य आवेदन पत्रों के माध्यम से प्रकट न होने वाले अभ्यर्थियों की अयोग्यताओं को प्रत्यक्ष रूप से चिन्हित कर अपात्र अभ्यर्थियों को चयन प्रक्रिया से हटाना है।

प्रारंभिक साक्षात्कार के तहत उम्मीदवारों को काम की प्रकृति, काम के घंटे, काम करने की स्थिति और वेतन आदि के बारे में जानकारी प्रदान की जाती है। साथ ही उनकी शैक्षिक योग्यता, प्रशिक्षण, अनुभव, वर्तमान काम और रुचि आदि के बारे में जानकारी प्राप्त की जाती है। इसके अलावा अपेक्षित वेतन और वर्तमान नौकरी छोड़ने के कारणों की भी जानकारी उनसे प्राप्त की जाती है।

इस प्रकार, वॉक-पटुता,, मन की स्थिति और उम्मीदवारों के बारे में एक सामान्य जानकारी प्राप्त की जाती है। इससे यह तय करने में मदद मिलती है कि उनके चुने जाने की कोई संभावना है या नहीं। इस प्रकार, प्रारंभिक साक्षात्कार के ज्ञात अपात्र उम्मीदवारों को शॉर्टलिस्ट किया जाता है और केवल योग्य उम्मीदवारों को चयन प्रक्रिया के अगले चरण के लिए आमंत्रित किया जाता है।

चयन परीक्षण –

प्रारंभिक साक्षात्कार के माध्यम से चयनित उम्मीदवारों को चयन परीक्षा से गुजरना पड़ता है। यह चयन प्रक्रिया का अहम हिस्सा है। आम तौर पर, चयन परीक्षण प्रकृति में मनोवैज्ञानिक होता है। जिसके माध्यम से उम्मीदवारों की योग्यता, कौशल, कार्य रुचि और व्यवहार आदि का मूल्यांकन किया जाता है और साथ ही उम्मीदवारों की कार्य क्षमता और कौशल का परीक्षण भी किया जाता है। चयन परीक्षणों के प्रमुख प्रकार निम्नलिखित हैं:

योग्यता परीक्षण –

इन परीक्षणों के माध्यम से अभ्यर्थियों की छिपी विशिष्टता योग्यताओं एवं प्रवृत्तियों को जानने का प्रयास किया जाता है। इसके माध्यम से यह अनुमान लगाने का प्रयास किया जाता है कि यदि कोई अभ्यर्थी चयनित हो जाता है तो वह भविष्य में अपने कार्य में सफल हो पाएगा या नहीं। इसके साथ ही परीक्षाओं से किसी विशिष्ट कार्य को सीखने की अभ्यर्थी की प्रवृत्ति को भी जाना जा सकता है। योग्यता परीक्षण निम्न प्रकार के हो सकते हैं:-

बौद्धिक परीक्षण –

इन परीक्षणों के माध्यम से उम्मीदवारों की धारणा शक्ति, गणितीय प्रवृत्ति, स्मृति और तर्क शक्ति का परीक्षण किया जाता है। इन परीक्षणों के पीछे मूल मान्यता यह है कि कुशाग्र बुद्धि वाला व्यक्ति किसी भी कार्य को जल्दी और आसानी से सीख सकता है।

यांत्रिक योग्यता परीक्षण –

इन परीक्षणों के माध्यम से, उम्मीदवारों की उपकरणों की पहचान करने और उनका सुचारू रूप से उपयोग करने की क्षमता को मापा जाता है। इन परीक्षणों का उपयोग मशीनों पर काम करने वाले कुशल और तकनीकी कर्मचारियों का चयन करने के लिए किया जाता है।

लिपिक पात्रता परीक्षा –

इन परीक्षणों के माध्यम से कार्यालय के कार्यों के निष्पादन को मापा जाता है, इन परीक्षणों में वर्ण विन्यास गणना, बोध, प्रतिलिपि और शब्द माप आदि शामिल हैं।

उपलब्धि या निष्पादन परीक्षण –

इन परीक्षणों का उपयोग तब किया जाता है जब उम्मीदवार विशिष्ट प्रशिक्षण प्राप्त करने का दावा करते हैं। इनके माध्यम से यह जानने का प्रयास किया जाता है कि प्राप्त प्रशिक्षणों से अभ्यर्थी कितनी बातें सीख पाए हैं। ये परीक्षण दो तरह से किए जा सकते हैं:-

कार्य ज्ञान –

इस परीक्षण के तहत किसी विशेष कार्य के संबंध में उम्मीदवारों के ज्ञान का पता लगाया जाता है। यह मौखिक या लिखित दोनों हो सकता है।

कार्य-नमूना परीक्षण –

इस परीक्षण के तहत, उम्मीदवारों को एक वास्तविक कार्य का हिस्सा पूरा करने के लिए कहा जाता है और उनके प्रदर्शन के स्तर के आधार पर निर्णय लिया जाता है।

स्थितिजन्य परीक्षण –

इस परीक्षण के माध्यम से, उम्मीदवारों का वास्तविक जीवन के समान स्थिति में मूल्यांकन किया जाता है। इस परीक्षा में, उम्मीदवारों को या तो किसी स्थिति का सामना करना पड़ता है, या कार्य से संबंधित महत्वपूर्ण स्थितियों को हल करने के लिए कहा जाता है। इसके बाद यह देखा जाता है कि उम्मीदवार तनावपूर्ण स्थितियों पर कैसी प्रतिक्रिया देते हैं।

रुचि परीक्षण –

इस परीक्षण के माध्यम से उम्मीदवारों के काम, व्यवसाय, शौक और मनोरंजक गतिविधियों के संबंध में उनकी पसंद-नापसंद का पता लगाने का प्रयास किया जाता है। इस परीक्षण का उद्देश्य यह पता लगाना है कि क्या उम्मीदवार उस कार्य में रुचि रखता है जिसके लिए उसने आवेदन किया है और यह भी पता लगाना है कि वह उम्मीदवार किस कार्य क्षेत्र में रुचि रखता है। इस परीक्षण की मूल धारणा यह है कि किसी कार्य में उम्मीदवार की रुचि और कार्य की सफलता के बीच घनिष्ठ संबंध होता है।

समूह परिचर्चा –

नौकरी के लिए उम्मीदवारों की उपयुक्तता के संबंध में अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करने के उद्देश्य से समूह चर्चा की तकनीक का उपयोग किया जाता है। समूह चर्चा में, उम्मीदवारों को समूहों में विभाजित किया जाता है और चर्चा या विषय का एक विषय दिया जाता है, जिस पर उन्हें तर्क-वितर्क करनी होती है।

इस परिचर्चा में अभ्यर्थियों के ज्ञान की गहराई, विचारों की गुणवत्ता, स्तर एवं मौलिकता, कम शब्दों में अपनी बात समझाने की क्षमता एवं उच्चारण पर विशेष ध्यान दिया जाता है। एक प्रत्याशी अपने समूह में कितनी पहल करता है और किस हद तक अन्य सदस्यों को प्रभावित कर पाता है, इसका विशेष महत्व है। ग्रुप डिस्कशन के दौरान कैंडिडेट्स के धैर्य और दूसरों की सुनने की क्षमता को भी ध्यान से मापा जाता है। कई पेशेवर संगठन आजकल समूह चर्चा के बाद समूह कार्य भी करते हैं।

चिकित्सा परीक्षण –

मुख्य सेवा साक्षात्कार में योग्य पाए गए उम्मीदवारों की चिकित्सकीय जांच की जाती है। विभिन्न संस्थाओं में ऐसे अनेक कार्य होते हैं, जिनके लिए कुछ निश्चित शारीरिक क्षमताएँ, जैसे स्पष्ट दृष्टि, स्पष्ट श्रवण, असाधारण शारीरिक शक्ति, कठोर कार्य परिस्थितियों के लिए सहनशक्ति और स्पष्ट वाणी आदि नितान्त आवश्यक होती हैं। इसके तहत उम्मीदवार के शरीर के विभिन्न अंगों और अंगों की डॉक्टरों द्वारा गहन जांच की जाती है।

संदर्भों की जाँच –

मुख्य सेवा साक्षात्कार और चिकित्सा परीक्षा के पूरा होने के बाद मानव संसाधन विभाग द्वारा संदर्भों की जांच की जाती है। उम्मीदवारों को विभिन्न संगठनों द्वारा उनके आवेदन में संदर्भ के रूप में दो या दो से अधिक व्यक्तियों के नाम और पते प्रदान करने की आवश्यकता होती है। ये संदर्भ उन व्यक्तियों के हो सकते हैं जो उम्मीदवारों को अच्छी तरह से जानते हैं या उम्मीदवारों के पूर्व नियोक्ता हैं और जो उम्मीदवारों की शैक्षणिक उपलब्धियों और उनके पिछले प्रदर्शन से अच्छी तरह वाकिफ हैं।

नियुक्ति आदेश –

इस प्रकार अन्तिम चयन निर्णय लिये जाने के उपरान्त संस्था को सफल अभ्यर्थियों को इस निर्णय की सूचना देनी होती है, जिसके लिये संस्था द्वारा सफल अभ्यर्थियों को नियुक्ति आदेश भिजवाया जाता है। नियुक्ति आदेश पर नियुक्ति प्राधिकारी के हस्ताक्षर होने चाहिए।

चयन में आधुनिक प्रवृत्तियाँ :-

चयन प्रक्रिया के साथ-साथ मानव संसाधन प्रबंधन के अन्य क्षेत्रों में नए प्रवृत्तियाँ सामने आए हैं। चयन में कुछ प्रमुख आधुनिक प्रवृत्तियाँ इस प्रकार हैं:

आमंत्रण द्वारा चयन –

विभिन्न संगठनों के प्रबंधनों द्वारा प्रतिस्पर्धी संगठनों के महत्वपूर्ण अधिकारियों और प्रबंधकों के प्रदर्शन की लगातार निगरानी की जाती है। यदि इन अधिकारियों और प्रबंधकों का प्रदर्शन उत्कृष्ट है, तो प्रबंधन ऐसे अधिकारियों और प्रबंधकों को आकर्षक वेतन और लाभ देकर अपने संगठन में काम करने के लिए आमंत्रित करता है।

अनुबंध करना –

वर्तमान में, संगठनों के लिए यह आवश्यक है कि वे अपने उच्च दक्षता वाले कार्य को जारी रखने के लिए विशेषज्ञों को नियुक्त करें। वास्तव में, प्रौद्योगिकी में परिवर्तन से अत्यधिक कुशल कर्मचारियों की मांग में वृद्धि होती है। छोटे संगठनों के लिए अत्यधिक कुशल कर्मचारियों को नियुक्त करना बहुत कठिन होगा, क्योंकि वे उच्च वेतन की मांग करते हैं।

ये परामर्श संगठन प्रमुख सेवा प्रदाता हैं और जरूरतमंद संगठन अनुबंध पर कर्मचारियों के समूह से अपने लिए आवश्यक कर्मचारियों को नियुक्त करते हैं। और संगठन आपसी सहमति के आधार पर राशि का भुगतान करते हैं, संगठन कर्मचारियों को वेतन का भुगतान करते हैं।

360° चयन कार्यक्रम –

आम तौर पर, चयन परीक्षण और साक्षात्कार संगठनों के भीतर वरिष्ठों द्वारा प्रशासित किए जाते हैं। वे पद और उम्मीदवार के बीच उपयुक्तता तय करते हैं। लेकिन इन संभावित कर्मचारियों का ज्ञान, कौशल और प्रदर्शन न केवल वरिष्ठों को बल्कि उनके अधीनस्थों और समान स्तर के कर्मचारियों को भी प्रभावित करता है। इसलिए, विभिन्न संगठनों ने चयन परीक्षाओं और साक्षात्कारों के प्रशासन में समान स्तर के अधीनस्थों और कर्मचारियों को शामिल करना शुरू कर दिया। इस प्रकार के चयन कार्यक्रम को “360° चयन कार्यक्रम” कहा जाता है।

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