कार्य विवरण अर्थ, परिभाषा, विषय वस्तु, लाभ (karya vivaran)

प्रस्तावना :-

कार्य विवरण एक लिखित वक्तव्य है जो दर्शाता है कि कार्य-धारक से आवश्यक वास्तविक कार्य क्या हैं। उनके निष्पादन में उन्हें किस साधन की आवश्यकता होगी? और उसके कर्तव्य और उत्तरदायित्व क्या होंगे?

कार्य विवरण अर्थ :-

कार्य विवरण एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है, जो मूल रूप से प्रकृति में वर्णनात्मक है और गतिविधियों, कर्तव्यों, जिम्मेदारियों, कार्य की भौतिक स्थितियों और इसमें उपयोग किए जाने वाले उपकरणों और उपकरणों का उल्लेख करता है।

इस प्रकार हम संक्षेप में कह सकते हैं कि कार्य विवरण बताता है कि क्या करना है। इसे कैसे करना है? और इसे क्यों करना चाहिए? यह प्रत्येक कार्य के लिए मानक निर्धारित करता है।

कार्य विवरण की परिभाषा :-  

“कार्य विवरण किसी विशेष कार्य के कर्तव्यों और उत्तरदायित्वों का व्यवस्थित और तथ्यात्मक वर्णन है।”

एडविन बी. फिलिप्पो

कार्य विवरण की विशेषताएं :-

कार्य विवरण दर्ज करते समय निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:-

• कार्य विवरण में स्पष्ट रूप से कार्य की प्रकृति और इसकी विषय वस्तु का उल्लेख होना चाहिए।
• कार्य विवरण में स्पष्ट रूप से कार्य के कर्तव्यों और उत्तरदायित्वों का उल्लेख होना चाहिए।
• कार्य विवरण संक्षिप्त, तथ्यात्मक और स्पष्ट होना चाहिए। साथ ही, इसे कार्य का स्पष्ट उदाहरण प्रस्तुत करना चाहिए।

कार्य विवरण की विषय वस्तु :-

आम तौर पर, निम्नलिखित जानकारी को कार्य विवरण के प्रारूप के तहत एक विषय वस्तु के रूप में शामिल किया जाता है:

• कार्य परिचय – कार्य का शीर्षक, विभाग, उप-विभाग, संयंत्र और कार्य की संख्या आदि।
• कार्य सारांश – समग्र रूप से कार्य क्या हैं? इसके बारे में संक्षिप्त विवरण।
• कार्य कर्तव्य – कार्य के प्रमुख एवं सहायक कार्य, कार्य की विधि, कार्य में प्रयुक्त होने वाले साधन एवं सुविधाएँ तथा कार्य में लगने वाला समय आदि।
• प्रदान किया गया पर्यवेक्षण – कार्य के लिए प्रदान किए गए पर्यवेक्षण और उत्तरदायित्व आदि का स्तर।
• अन्य कार्यों से संबंध – अन्य कार्यों के सापेक्ष कार्य की स्थिति, अन्य कार्यों के साथ लंबवत और क्षैतिज संबंध और कार्यों के बीच समन्वय आदि।
• उपकरण और सामग्री – काम आदि के लिए आवश्यक यंत्र, उपकरण और सामग्री।
• काम करने की स्थिति – काम का भौतिक वातावरण, जैसे तापमान, प्रकाश, शोर, प्रदूषण, आर्द्रता, कार्यस्थल का वातावरण और जोखिम आदि।

कार्य विवरण के लाभ :-

कार्य विवरण मानव संसाधन प्रबंधन के तहत निम्नलिखित तरीकों से फायदेमंद है:-

• कार्य विवरण के माध्यम से कार्य का वर्गीकरण एवं श्रेणीकरण संभव है।
• कार्य विवरण संगठन के मानव संसाधन प्रबंधक को चयन प्रक्रिया के लिए आवेदकों की तुलना करने और शॉर्टलिस्ट करने में मदद करता है।
• स्पष्ट कार्य विवरण की उपलब्धता के साथ, कर्मचारी को उसके काम के लिए आवश्यक प्रशिक्षण प्रदान करना सुविधाजनक है।
• कार्य का विवरण होने से कर्मचारी को कार्य की समझ विकसित करने में मदद मिलती है, जिससे उसकी कार्य क्षमता बढ़ती है।
• कार्य विवरण की उपस्थिति में, कार्य की जटिलता और विविधता के आधार पर कर्मचारी के वेतन या मजदूरी का निर्धारण करना आसान हो जाता है।
• कार्य विवरण के माध्यम से, प्रबंधक कर्मचारी के औचित्य को निर्धारित करने में सक्षम होता है, जिससे कर्मचारी के लिए स्थानांतरण, पदोन्नति और पदावनति का कार्य आसान हो जाता है।

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