संचालन का अर्थ एवं परिभाषा, विशेषताएं, कार्य, महत्व

प्रस्तावना :-

संचालन में वे प्रक्रियाएँ और तकनीकें शामिल हैं जिनका उपयोग निर्देश जारी करने और यह देखने के लिए किया जाता है कि क्रियाएँ मूल योजना के अनुसार हो रही हैं। संचालन एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके चारों ओर सारा निष्पादन घूमता है। यह क्रिया का तत्व है। और समन्वय स्वस्थ प्रबंधन संचालन का उप-उत्पाद है।

संचालन का अर्थ :-

संचालन प्रबंधकीय कार्य हैं जो अधीनस्थों का मार्गदर्शन करते हैं। जब एक प्रबंधकीय निर्णय लिया जाता है, तो उसे उचित कार्यान्वयन में परिवर्तित करना आवश्यक होता है। निर्णय का कार्यान्वयन या क्रियान्वयन संचालन द्वारा किया जाता है। एक उच्च अधिकारी अपने अधीनस्थों का मार्गदर्शन करता है, यह कार्य आदेशानुसार होता है। अतः प्रबंधकीय कार्यों का संचालन करने का अर्थ है अधीनस्थों का मार्ग दर्शन करना।

एक योग्य संचालक अपने अधीनस्थों को एक प्रभावी टीम के रूप में जोड़कर सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने में सक्षम होता है। संचालन का स्थान योजना, संगठन और नियुक्तियों के बाद है लेकिन नियुक्तियों और निरीक्षण से पहले है।

उचित संचालन व्यवस्था के अभाव में नियोजन, संगठन एवं नियुक्तियाँ निरर्थक सिद्ध होती हैं। ऐसे में नियंत्रण और निरीक्षण का सवाल ही नहीं उठता। संचालन प्रबंधकीय निर्णयों और कार्यों के कार्यान्वयन के बीच संबंध स्थापित करता है। संचालन संगठनात्मक लक्ष्यों की उपलब्धि में मानव प्रयासों का पथ-प्रदर्शन करता है।

संचालन की परिभाषा :-

संचालन के कुछ प्रमुख विद्वानों द्वारा दी गई परिभाषाएँ इस प्रकार हैं:-

“अधीनस्थों के मार्गदर्शन और पर्यवेक्षण का प्रबंधन कार्य ही संचालन है।”

कृण्ट्ज एवं ओ’ डोनैल

“प्रशासन के हृदय संचालन का अर्थ है, जिसके अंतर्गत क्षेत्र का निर्धारण करना, आदेश और निर्देश देना और गतिशील नेतृत्व प्रदान करना आता है।”

डीमोक

“संचालन में उन प्रक्रियाओं और तकनीकों को शामिल किया जाता है जिनका उपयोग निर्देश निर्गमित करने और यह देखने के लिए किया जाता है कि क्रियाएं मूल योजना के अनुसार की जा रही हैं। संचालन एक ऐसी प्रक्रिया है चारों ओर सभी निष्पादन घूमते हैं। यह क्रियाओं का तत्व है। और समन्वय स्वस्थ प्रबंधकीय संचालन का उप-उत्पाद है। “

अथियो हैमन

संचालन की विशेषताएं :-

संचालन की मुख्य विशेषताएं इस प्रकार हैं –

• संचालन कर्मचारियों को मार्गदर्शन और प्रेरित करने की प्रक्रिया है। संचालन स्पष्ट और पूर्ण होना चाहिए।
• संचालन (1) अभिप्रेरणा, (2) संचार, (3) नेतृत्व और (4) पर्यवेक्षण के माध्यम से किया जाता है।
• संचालन प्रबंधन के निर्णयों और कार्यों के निष्पादन के बीच संबंध स्थापित करता है।

प्रबंधन के महत्वपूर्ण कार्य –

संचालन प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण कार्य है। नियोजन, संगठन, नियुक्तियाँ और निर्णय कार्य की पृष्ठभूमि बनाते हैं, लेकिन संचालन कर्मचारियों के साथ काम करता है और संगठन में प्रयासों की शुरुआत करता है।

प्रबंधन के हर चरण में संचालन –

चाहे उद्यम का आकार छोटा हो या बड़ा, चाहे प्रबंधन वरिष्ठ हो या कनिष्ठ, संचालन की आवश्यकता प्रबंधन के हर स्तर पर आती है।

संचालन का प्रवाह –

संगठन में संचालन का प्रवाह उच्च प्रबंधन से निम्न प्रबंधन की ओर बढ़ता है।

सतत प्रक्रिया –

संचालन एक सतत प्रक्रिया है जो संगठन के जीवन भर चलती रहती है। प्रबंधक को अपने अधीनस्थों को निरंतर निर्देश, मार्गदर्शन, परामर्श, प्रशिक्षण, पर्यवेक्षण और अभिप्रेरणा प्रदान करना होता है।

तिहरे उद्देश्य –

संचालन के तीन मुख्य उद्देश्य निम्नलिखित हैं:-

• अधीनस्थों को काम पर लगाना,
• प्रबंधन को अधिक उत्तरदायित्व से कार्य करने के अवसर प्रदान करना और
• संस्था के लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए।

संचालन पहलू :-

संचालन के महत्वपूर्ण पहलू निम्नलिखित हैं –

अभिप्रेरणा –

अभिप्रेरणा संचालन का प्राथमिक पहलू है। अभिप्रेरणा का तात्पर्य संगठन के कर्मचारियों को स्वेच्छा से, जोश से, पहल, विश्वास और संतुष्टि से काम करने के लिए प्रेरित करना है। ताकि उद्यम के निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त किया जा सके। अभिप्रेरणा का उद्देश्य एक ऐसे वातावरण का निर्माण करना है जिसमें कर्मचारी पूरी आस्था, समर्पण, निष्ठा, उत्साह, जिम्मेदारी और समर्पण के साथ काम कर सकें।

नेतृत्व –

संचालन का दूसरा महत्वपूर्ण पहलू कुशल नेतृत्व है। नेतृत्व वह क्षमता है जिसके द्वारा अनुयायियों का एक समूह स्वेच्छा से और बिना किमी के दबाव के वांछित कार्य कर सकता है। इसमें मार्गदर्शक गतिविधियाँ, आदेश जारी करना, नीतियों और उद्देश्यों का प्रतिनिधित्व करना और संगठन में काम करने वाले लोगों के कार्यों, हितों और उद्देश्यों का समन्वय करना शामिल है।

संदेशवाहक या संचार –

संचालन का तीसरा महत्वपूर्ण पहलू संचार है। सम्प्रेषण से तात्पर्य सूचना, तथ्यों, विचारों और भावनाओं के आदान-प्रदान से है। कुशल संचार के प्रावधान के बिना प्रबंधकीय कार्यों को करना संभव नहीं है। संदेश मौखिक या लिखित, औपचारिक या अनौपचारिक, ऊपर की ओर या समतल हो सकता है।

पर्यवेक्षण –

पर्यवेक्षण संचालन का एक अभिन्न अंग है। तो, उस दृष्टिकोण से, यह संक्रियाओं का चौथा पहलू है। पर्यवेक्षण से तात्पर्य कर्मचारियों द्वारा किए गए कार्यों की देखरेख से है। कर्मचारियों के काम की निगरानी के अलावा, पर्यवेक्षण में मार्गदर्शन, प्रशिक्षण, शिक्षण, प्रेरित करना या कर्मचारियों का मनोबल बढ़ाना भी शामिल है।

संचालन के कार्य :-

एक सफल संचालन के मुख्य कार्य इस प्रकार हैं –

आदेश देना –

आदेश का प्रारंभिक स्रोत संचालन है। आदेश ऊपर से नीचे की ओर चलती है। अर्थात्, शीर्ष प्रबंधन मध्य स्तर के प्रबंधन को आदेश देता है और मध्य प्रबंधन निचले स्तर के प्रबंधन को ही आदेश देता है। देखा जाए तो प्रत्येक प्रबंधक अपने अधीनस्थों को आदेश देना अपना जन्मसिद्ध अधिकार समझता है।

निरीक्षण –

अधीनस्थ आदेशानुसार कार्य कर रहे हैं अथवा नहीं, इस बात की संतुष्टि के लिए संचालक को अनेक कार्यों का निरीक्षण करना पड़ता है। इस संबंध में यह ध्यान रखा जाना चाहिए कि संचालक का कार्य केवल आदेश देने से ही समाप्त नहीं हो जाता, बल्कि उसे यह भी देखना होता है कि दिए गए आदेश के अनुसार कार्य हो रहा है या नहीं। इस कार्य में निरीक्षण की आवश्यकता है।

मार्गदर्शन, व्याख्या और प्रशिक्षण –

यह एक महत्वपूर्ण परिचालन कार्य है। यदि निरीक्षण के दौरान संचालिका को पता चलता है कि अधीनस्थ कर्मचारी आदेशों की ठीक से समझ न होने के कारण ठीक से काम नहीं कर रहे हैं। तो संचालन र उनका मार्गदर्शन करता है। यह एक नमूने के रूप में कार्य करके, आदेशों की ठीक से व्याख्या करके और उनके सामने उनकी त्रुटियों को सुधार कर किया जा सकता है।

इतना ही नहीं, संचालक अधीनस्थ कर्मचारियों को यह भी आश्वासन देता है कि वे जब चाहें उनसे संपर्क कर सकते हैं और कार्य निष्पादन में आने वाली समस्याओं के संबंध में आवश्यक व्यवस्था कर सकते हैं। इससे अधीनस्थों के मन में संचालक के प्रति अटूट विश्वास पैदा होता है। और ऐसे में उनका सहयोग संचालक को हमेशा मिलता रहता है।

समन्वय –

चूँकि संचालक को उपक्रम में कार्यरत विभिन्न व्यक्तियों से कार्य लेना पड़ता है, अत: इन सभी व्यक्तियों अथवा समूहों के कार्य में समन्वय स्थापित करना आवश्यक हो जाता है, क्योंकि तभी उद्यम का कार्य सुचारू रूप से चल सकता है। इसलिए, संचालन का महत्वपूर्ण कार्य उद्यम की गतिविधियों का समन्वय करता है।

प्रेरणा देना –

संचालक का एक अन्य महत्वपूर्ण कार्य अपने अधीनस्थों को कार्य करने के लिए प्रेरित करना है क्योंकि जब तक अधीनस्थों को प्रेरित नहीं किया जाएगा, वे कुशलता से कार्य कैसे करेंगे। इसीलिए प्रेरणा को संचालन का एक महत्वपूर्ण तत्व माना जाता है।

संचालन का महत्व :-

संचालन प्रबंधन का एक बहुत ही महत्वपूर्ण कार्य है। प्रबंधक का कार्य अपने आप नहीं होता क्योंकि उसे दूसरों से कार्य लेना पड़ता है। इसलिए दूसरों से काम लेने की क्रिया ही संचालन है। निम्नलिखित बातों से संगठन में संचालक का महत्व और अधिक स्पष्ट हो जाता है –

• संचालन कर्मचारियों के कार्यों को प्रेरित करते हैं।
• संचालन संगठन में परिवर्तन को सुलभ बनाते हैं।
• संचालन कर्मचारियों के प्रयासों को एकीकृत करता है।
• संचालन संगठन में स्थिरता और संतुलन प्रदान करते हैं।
• संचालन अधीनस्थों की विविधता और क्षमताओं का अधिक उपयोग करना संभव बनाता है।

संचालन के सिद्धांत :-

संचालन के सिद्धांत को मूल रूप से निम्नलिखित दो भागों में विभाजित किया जा सकता है – (ए) संचालन के उद्देश्य संबंधित सिद्धांत और (बी) संचालन के विधि संबंधित सिद्धांत। इन दोनों सिद्धांतों पर विस्तार से चर्चा इस प्रकार है:-

संचालन के उद्देश्य संबंधित सिद्धांत : –

संचालन का मूल उद्देश्य उद्यम द्वारा निर्धारित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए इसमें कार्यरत कर्मचारियों का प्रभावी सहयोग प्राप्त करना है। इस संबंध में निम्नलिखित सिद्धांत उल्लेखनीय हैं:

उद्देश्य के सामंजस्य का सिद्धांत –

इस सिद्धांत के अनुसार, कर्मचारियों के उद्देश्यों और उद्यम के उद्देश्यों के बीच पूर्ण सामंजस्य होना चाहिए। इस संबंध में, प्रबंधन को अपने अधीनस्थों को निर्देश देते हुए कार्य निष्पादन की आवश्यकताओं को इस तरह से संप्रेषित करना चाहिए कि वह व्यक्तिगत समूह और संपूर्ण उद्यम के उद्देश्यों को प्राप्त करने में प्रभावी सहयोग प्रदान कर सके।

संचालन की दक्षता का सिद्धांत –

इस सिद्धान्त के अनुसार अधिकतम हित की उपलब्धि न्यूनतम लागत पर की जानी चाहिए। इस उद्देश्य के लिए उचित तकनीक, संदेश प्रणाली और नेतृत्व गुणों के उपयोग की आवश्यकता होती है।

अधिकतम व्यक्तिगत योगदान का सिद्धांत –

इस सिद्धांत के अनुसार वरिष्ठ अधिकारी को संचालन की ऐसी पद्धति अपनानी चाहिए कि सामूहिक हित की पूर्ति के लिए प्रत्येक अधीनस्थ अधिक से अधिक व्यक्तिगत योगदान दे सके।

संचालन की विधि सम्बन्धी सिद्धान्त :-

संचालन की विधि से संबंधित सिद्धांतों का अर्थ उन सिद्धांतों से है, जो इस बात को ध्यान में रखते हैं कि संचालन को प्रभावी बनाता है। ये सिद्धांत इस प्रकार हैं:

आदेश की एकता का सिद्धांत –

यह सिद्धांत श्री हेनरी फेयोल द्वारा प्रतिपादित किया गया था। उनके अनुसार, “अधीनस्थ कर्मचारी को किसी वरिष्ठ अधिकारी से ही आदेश मिलना चाहिए।” अन्यथा अधिकार का महत्व कम हो जाता है, अनुशासन भंग हो जाता है, विरोध के आदेश दिए जाने की संभावना होती है और उद्यम का अस्तित्व क्षीण होने लगता है।

प्रत्यक्ष पर्यवेक्षण का सिद्धांत –

इस सिद्धांत के अनुसार प्रत्येक वरिष्ठ अधिकारी को निरीक्षण कार्य के समय अपने अधीनस्थ कर्मचारियों का कार्य करना चाहिए, ताकि सामाजिक सुझाव तत्काल दिये जा सकें। इस व्यक्तिगत संपर्क का उद्यम के भविष्य के विकास पर गहरा प्रभाव पड़ता है।

प्रबंधकीय संदेश के सिद्धांत –

इसके अनुसार प्रत्येक संगठन में प्रबंधकीय पद संचार का केन्द्र होते हैं। इनके माध्यम से उच्च प्रबंधकों के निर्देश निम्न प्रबंधकों को तथा निम्न प्रबंधकों के कार्य परिणाम उच्च प्रबंधकों को संप्रेषित किये जाते हैं।

सूचना प्रवाह का सिद्धांत –

इस सिद्धांत के अनुसार संगठन व्यवस्था ऐसी होनी चाहिए कि कम से कम समय में सही सूचना दी और ली जा सके। सूचना की सटीकता और इसके प्रवाह की तीव्रता एक साथ संचालन की दक्षता में वृद्धि करती है।

नेतृत्व का सिद्धांत –

इस सिद्धांत के अनुसार सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए अधीनस्थों का कुशल नेतृत्व आवश्यक है। यह नेतृत्व जनहितैषी होना चाहिए। तानाशाही के रूप में नहीं। एक सफल नेता अपने अनुयायियों की सहमति और इच्छाओं का सम्मान करता है, उनकी समस्याओं पर सहानुभूति के साथ विचार करता है और उन्हें हल करने की पूरी कोशिश करता है।

संवाद बोध का सिद्धांत –

इस सिद्धांत के अनुसार, भेजा गया संचार स्पष्ट भाषा में और उचित मात्रा में विवरण के साथ दिया जाना चाहिए, ताकि दूसरा पक्ष बिना किसी पूछताछ के कम से कम समय में इसे स्वीकार कर सके।

अनौपचारिक संगठनों में मोर्चाबंदी के उपयोग का सिद्धांत –

इस सिद्धांत के अनुसार लाभकारी औपचारिक संगठनों और उनके नेताओं को नकारात्मक अनौपचारिक संगठनों से परहेज करते हुए उद्यम के लक्ष्य को प्राप्त करने में अधिकतम सहयोग मिलना चाहिए। इसके लिए मोर्चाबंदी का प्रयोग करना चाहिए।

उपयुक्त संचालन तकनीक –

इस सिद्धांत के अनुसार, अधीनस्थों की प्रकृति और परिस्थितियों के अनुसार किसी भी उपयुक्त संचालन तकनीक को अपनाया जाना चाहिए।

संक्षिप्त विवरण :-

उपरोक्त अध्ययन करने के बाद यह कहा जाता है कि संचालन का कार्य संगठन में कार्यरत कर्मचारियों का मार्गदर्शन करना, उन्हें आवश्यक आदेश देना, उनके कार्य और प्रक्रिया का पर्यवेक्षण करना और निष्पादन अवधि के दौरान उत्पन्न होने वाली समस्याओं का समाधान करना है। ताकि संगठनात्मक लक्ष्यों और उद्देश्यों को प्राप्त किया जा सके।

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