समन्वय क्या होता है? समन्वय की प्रकृति, विशेषताएं, आवश्यकता

प्रस्तावना :-

हर संगठन में काम का विभाजन और विनिष्टीकरण होता है। इससे कार्मिकों के विभिन्न कर्तव्य निर्धारित होते हैं तथा उनसे अपेक्षा की जाती है कि वे अपने सहयोगियों के कार्यों में हस्तक्षेप न करें। इस प्रकार प्रत्येक संगठन में कार्यकर्ताओं में समूह भावना से कार्य करने तथा कार्य में संघर्ष और द्वंद्व को दूर करने का प्रयास किया जाता है। कर्मचारियों के बीच सहयोग और टीम वर्क की इस व्यवस्था को समन्वय कहा जाता है। इसका उद्देश्य सामंजस्यपूर्ण कार्य की एकता और संघर्ष से बचाव को प्राप्त करना है।

समाज कल्याण में समन्वय का केंद्रीय महत्व है क्योंकि कई मंत्रालय, विभाग और एजेंसियां समाज कल्याण कार्यक्रमों में काम कर रही हैं, जो संघर्ष और काम के दोहरेपन के दोष पाये जाते हैं जिससे मानव प्रयास और संसाधनों की बर्बादी होती है।

सामाजिक प्रशासन के लिए समन्वय नितांत आवश्यक है। नये-नये संगठन और संस्थाएँ स्थापित करते रहना ही पर्याप्त नहीं है, अपितु उन संस्थाओं के कार्यों में समुचित समन्वय भी होना चाहिए, अन्यथा उपलब्ध संसाधनों का अपव्यय होगा। उपलब्ध साधनों का अधिकतम उपयोग करने के लिए समन्वय सामाजिक प्रशासन का एक महत्वपूर्ण तत्व बन जाता है।

समन्वय (Coordination)  एक ओर तो संगठन के कार्य पर बल दिया जाता है और दूसरी ओर यह संगठन के सभी कर्मचारियों में एक साथ मिलकर और सहयोग से कार्य करने की प्रवृत्ति विकसित करता है। प्रत्येक संस्था में समन्वय से वही कार्य होता है, जो पुष्पों की माला में धागा बांधकर किया जाता है। धागे के अभाव में माला के फूलों का आपस में कोई संबंध नहीं रह पाता और इस प्रकार हार का अस्तित्व ही संकट में पड़ जाता है।

समन्वय का अर्थ :-

बिखरी हुई प्रणालियों को एक निश्चित उद्देश्य के साथ श्रृंखला बद्ध और उन्हें एक साथ जोड़ना समन्वय कहलाता है। समन्वय प्रबंधन का सार है जो उपक्रम की विभिन्न गतिविधियों में समन्वय बनाए रखता है। अतः समन्वय का तात्पर्य निर्धारित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए की जाने वाली विभिन्न क्रियाओं में एकता या तालमेल बनाए रखना है। समन्वय से लोग एक टीम के रूप में कार्य करते हैं।

अत: समन्वय से ही आपसी सहयोग में वृद्धि होती है तथा संबंधित व्यावसायिक उपक्रम का सफल संचालन संभव होता है। सिर्फ व्यवसाय में ही नहीं बल्कि सभी जगहों पर कोऑर्डिनेशन की जरूरत होती है। इसके परिणामस्वरूप, समन्वय को प्रबंधन का एक अलग कार्य माना गया है।

हेनरी फेयोल ने समन्वय को प्रबंधन के मुख्य कार्यों में से एक माना है। जहाँ समन्वय होता है वहाँ तीन चीजें उपलब्ध होती हैं –

• जब समन्वय होता है, तो संगठन का प्रत्येक अंग अन्य अंगों के साथ मिलकर काम करता है।
• संगठन के प्रत्येक अंग को अच्छी तरह से बताया जाता है कि उसे संगठन का कौन सा कार्य करना है।
• बदलती परिस्थितियों के अनुसार सभी अंगों के कार्यों में भी परिवर्तन होना चाहिए।

समन्वय की परिभाषा :-

समन्वय को और भी स्पष्ट करने के लिए कुछ प्रमुख विद्वानों की परिभाषाओं का उल्लेख कर सकते हैं –

“समन्वय कुछ भागों का एक व्यवस्थित सयग्र में ऐसा एकीकरण है ताकि उद्यम के लक्ष्यों को प्राप्त किया जा सके।”

प्रो, चार्ल्सवर्थ

“किसी सामान्य उद्देश्य की पूर्ति हेतु की जानी वाली विभिन्न क्रियाओं के मध्य एकता बनाये रखने के उद्देश्य से सामूहिक प्रयासों में सुव्यवस्था करने को समन्वय कहते हैं।”

मूने तथा रेले

“समन्वय एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा एक कार्यकारी अपने अधीनस्थों में सामूहिक प्रयास का एक व्यवस्थित रूप विकसित करता है और सामूहिक उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए क्रिया सम्बन्धी एकता स्थापित करता है।”

मैकफारलेण्ड

“समन्वय का अर्थ विभिन्न सदस्यों में चालू कार्य का उचित रूप से आवंटित करके और यह निश्चय करके कि सदस्य उन कार्यों को सद्भावनापूर्वक कर रहे हैं, संगठन में संतुलन और टीम भावना बनाए रखना है।”

ई0एफ0एल0 ब्रेच

“समन्वय निर्धारित लक्ष्य को प्राप्त करने के प्रयासों का नियमित समाकलन है। ताकि निष्पादन की उपयुक्त मात्रा, समय और संचालन की क्रियाओं में सामंजस्य और एकता स्थापित हो जाये।”

जार्ज आर0 टेरी

समन्वय की विशेषताएं :-

समन्वय की मुख्य विशेषताएं इस प्रकार हैं:-

• यह प्रबंधन का सार है।
• समन्वय सहकारिता से अलग है।
• इससे क्रियाओं में एकरूपता आती है।
• समन्वय का प्राथमिक कार्य प्रबंधकों का है।
• समन्वय समूह प्रयासों को क्रमिक रूप से जोड़ते हैं।
• समन्वय एक सतत प्रक्रिया है जो निरंतर चलती रहती है।
• यह समूह के प्रयासों के अनावश्यक अपव्यय को रोकता है।
• समन्वय स्थापित करने का उद्देश्य संस्था के उद्देश्यों और लक्ष्यों को प्राप्त करना है।
• यद्यपि समन्वय करना उच्च अधिकारियों की जिम्मेदारी है, अधीनस्थ अपनी जिम्मेदारियों से बच नहीं सकते।

समन्वय के प्रकार या प्रारूप :-

समन्वय के निम्न प्रकार या प्रारूप हो सकते हैं:

आंतरिक व बाह्य –

आंतरिक समन्वय विभिन्न विभागों, उप-विभागों, शाखाओं, संचालकों, प्रबंधकों और संगठन के अन्य कार्यकर्ताओं की गतिविधियों में एकता स्थापित करने से संबंधित है, जबकि बाहरी समन्वय व्यावसायिक उपक्रमों और अन्य हितधारकों जैसे ग्राहकों, अपीलकर्ताओं, उत्पादकों के साथ समन्वय से संबंधित है।

लम्बरूप और समतल –

समाज कल्याण प्रशासन की प्रक्रिया को संबंध समन्वय कहते हैं, जो उच्च प्रबंधन से लेकर निम्न स्तर के कार्य तक स्थापित होता है। उदाहरण के लिए, शेयरधारकों, ऑपरेटरों, मुख्य प्रबंधकों, पर्यवेक्षकों, सहायक पर्यवेक्षकों और फोरमैन आदि के काम में स्थापित संबंध को लंबवत समन्वय कहा जाएगा। इसके विपरीत, सामाजिक स्तर के विभागों, जैसे उत्पादन विभाग, बिक्री विभाग, वित्त विभाग, सेवा विभाग आदि के बीच स्थापित संबंध को समतल समन्वय कहा जाएगा।

कार्यविधिक और स्वतंत्र –

साइमन के अनुसार, समन्वय कार्यविधिक और स्वतंत्र हो सकता है। कार्यविधिक समन्वय स्पष्ट रूप से व्यक्ति के अधिकारों और कार्यक्षेत्र की व्याख्या करता है। और संगठन में काम करने वाले अन्य लोगों के साथ संबंध निर्धारित करता है। इसके अन्तर्गत संगठन में कार्यरत कोई भी व्यक्ति निर्धारित कार्य पद्धति का उल्लंघन नहीं करता है, जिसके फलस्वरूप समूह में स्वत: समन्वय हो जाता है।

इसके विपरीत, स्वतंत्र समन्वय संगठन की गतिविधियों की सामग्री से संबंधित है। किसी संगठन में की जाने वाली प्रत्येक क्रिया में कुछ सार्वभौमिक तत्व होते हैं, जो उस कार्य को करने वाले व्यक्ति या व्यक्तियों को व्यापक रूप से ज्ञात होते हैं। इसमें सम्बन्धित व्यक्ति या व्यक्तियों को समन्वय करने की पर्याप्त स्वतंत्रता दी जाती है, जिसके कारण इसे स्वतंत्र समन्वय कहा जाता है। संस्था की गतिविधियों में संतुष्टि प्रदान करने के लिए स्वतंत्र समन्वय किया जाता है।

समन्वय की प्रकृति :-

समन्वय की प्रकृति के सम्बन्ध में निम्नलिखित बातें उल्लेखनीय हैं –

शीर्ष प्रबंधन की उत्तरदायित्व –

समन्वय स्थापित करना शीर्ष प्रबंधन का मूलभूत उत्तरदायित्व है और यह उसके नेतृत्व संबंध कार्य का हिस्सा है। जिसे वह नजरंदाज नहीं कर सकता। उपक्रम के विभिन्न कार्यों में एकता स्थापित करने का कार्य समन्वय द्वारा किया जाता है, जिसे उच्च प्रबन्ध द्वारा सम्पन्न किया जाता है। इस संबंध में, कुछ लोगों की स्पष्ट भ्रांति है कि समन्वय सहकारिता है। किसी उपक्रम के कर्मचारी एक-दूसरे के कितने भी सहयोगी क्यों न हों, वे आत्म-समन्वित नहीं हो सकते। इसके लिए उच्च प्रबंधन की आवश्यकता होगी।

सामूहिक प्रयास के लिए –

इस संबंध में यह स्पष्ट करना आवश्यक प्रतीत होता है कि समन्वय व्यक्तियों के सामूहिक प्रयासों के लिए होता है, न कि व्यक्तिगत प्रयासों के लिए। दूसरे शब्दों में, जब बहुत से लोग एक साथ काम करते हैं। इसलिए उनके काम में समन्वय की जरूरत है।

निर्धारित लक्ष्यों को पूरा करने के लिए-

उपक्रम में कार्यरत सभी व्यक्ति अपने द्वारा निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए मिलकर कार्य करते हैं, परन्तु वांछित सफलता प्राप्त करने के लिए उनके प्रयासों में समन्वय आवश्यक है। यह तभी संभव है जब प्रत्येक व्यक्ति को उपक्रम द्वारा निर्धारित लक्ष्यों का उचित ज्ञान हो, तभी वे एक साथ आकर अपना योगदान दे पाएंगे।

एक प्रक्रिया के रूप में समन्वय –

देखा जाए तो समन्वय एक प्रक्रिया है, कोई स्थायी स्थिति नहीं होती है, इसलिए उपक्रम में हमेशा न्यूनतम समन्वय होता है, लेकिन उच्च प्रबंधन को हमेशा उच्च स्तर का समन्वय प्राप्त करने का प्रयास करना चाहिए।

समन्वय प्रयासों की एकता है –

प्रयासों की एकता से तात्पर्य विभिन्न लोगों के अलग-अलग प्रयासों को इस तरह व्यवस्थित करने वाले प्रबंधन से है कि वे सभी एक साथ एक पक्ष और एक दिमाग के रूप में काम करते हैं। इसके लिए कुशल प्रबंधकीय नेतृत्व की आवश्यकता होगी। इसके माध्यम से प्रयासों में एकता स्थापित की जा सकती है।

समन्वय सहकारिता से अलग और व्यापक है –

समन्वय को सहकारिता नहीं माना जाना चाहिए। समन्वय सहकारिता की तुलना में बहुत व्यापक प्रक्रिया है जो सहकारिता को अपने आप में शामिल करती है। सहकारिता स्वैच्छिक आधार पर किए गए सामूहिक प्रयासों को संदर्भित करता है लेकिन इसमें इन प्रयासों में समय, मात्रा और दिशा के तत्व शामिल नहीं होते हैं।

इसके विपरीत, समन्वय स्वेच्छा से नहीं बल्कि उच्च प्रबंधन द्वारा उत्पन्न होता है। इसमें आवश्यक रूप से समय, मात्रा और दिशा के तत्व शामिल हैं। साथ ही सहकारिता की भावना होते हुए भी सामूहिक प्रयासों में समन्वय की आवश्यकता है। इस प्रकार, समन्वय सहकारिता की तुलना में अलग और अधिक व्यापक है।

समन्वय के उद्देश्य :-

समन्वय का मूल उद्देश्य निर्धारित लक्ष्य या लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए विभिन्न क्रियाओं में समन्वय या एकता स्थापित करना है। निम्नलिखित उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए एक संस्था में समन्वय स्थापित किया जा सकता है:-

• कुशलता वृद्धि।
• मितव्ययिता लाना।
• समूह भावना विकसित करना।
• निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करना।
• कर्मचारियों के बीच स्थिरता लाना।
• प्रबंधकीय कौशल विकसित करना।
• क्रियाओं की पुनरावृत्ति को रोकने के लिए।
• विभिन्न क्रियाओं में एकता या तालमेल स्थापित करना।
• संस्था के संसाधनों का इष्टतम उपयोग करने के लिए।
• मधुर मानवीय संबंधों को स्थापित और विकसित करना।
• कर्मचारियों के बीच सद्भावना और सहयोग की भावना पैदा करना।
• व्यक्तिगत हितों और संस्थागत हितों के बीच सामंजस्य स्थापित करना।

समन्वय की आवश्यकता :-

आदेशों और निर्देशों की एकता –

आदेशों और निर्देशों की एकता प्रबंधन का एक महत्वपूर्ण सिद्धांत है, लेकिन इस सिद्धांत का पालन तभी किया जा सकता है जब उपक्रम के प्रत्येक स्तर पर अधिकारों और जिम्मेदारियों को स्पष्ट रूप से समझाया जाए, ताकि प्रत्येक व्यक्ति एक ही अधिकारी से आदेश और निर्देश प्राप्त करे। ऐसा करने से आदेशों और निर्देशों और प्रयासों का दोहरापन समाप्त हो जाता है। समय, शक्ति और संसाधनों का सही उपयोग होता है। और कर्मचारी अपना काम कुशलता से कर सकते हैं। यह समन्वय के बिना संभव नहीं है।

अनेकता में एकता –

एक संस्था में विभिन्न जातियों, धर्मों, क्षेत्रों और भाषाओं और विचारधाराओं वाले लोग विभिन्न प्रकार के कार्य करते हैं, भले ही उनका लक्ष्य एक ही हो। इन सबके काम करने का तरीका और दिमाग अलग-अलग हैं। यूं तो इनके कार्यों में विविधता होती है, लेकिन निर्धारित लक्ष्य की प्राप्ति के लिए आवश्यक है कि ऐसे लोगों के कार्यों को एक सूत्र में पिरोया जाए अर्थात् समन्वय स्थापित किया जाए।

समन्वय के माध्यम से इन विविधताओं के बावजूद लोगों में टीम भावना पैदा की जा सकती है। लंबे समय तक एक टीम के रूप में काम करने से लोग विविधताओं और मतभेदों को भूल जाते हैं, जो एक नई एकीकृत संस्कृति की ओर ले जाता है।

कुल उपलब्धि में वृद्धि –

भले ही यह मान लिया जाए कि एक समूह में पर्याप्त समानता है और इसके सदस्य सामान्य लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए अपनी पूरी कोशिश करते हैं, लेकिन फिर भी सामूहिक प्रयासों के उद्देश्य से समन्वय की नितांत आवश्यकता है। हमारी राय में, सामूहिक प्रयासों की उपलब्धियाँ व्यक्तिगत समूहों की उपलब्धियों से कहीं अधिक होंगी। इतना ही नहीं, समन्वय द्वार प्रत्येक प्रयास की प्रभावशीलता को बढ़ाता है और उनके दोहराव को रोकता है।

उच्च कर्मचारी मनोबल –

समन्वय से कर्मचारियों को कार्य सन्तुष्टि प्राप्त होती है जिसके फलस्वरूप उनका मनोबल ऊँचा होता है। उनमें आपसी ईर्ष्या, द्वेष, व्यक्तिगत विरोध और गंदी राजनीति को काफी हद तक खत्म कर देती हैं। उनमें आपसी विश्वास और समझ बढ़ती है।

मानवीय संबंधों पर जोर –

समन्वय मानवीय संबंधों के महत्व पर प्रकाश डालता है। किसी कार्य को करने का एक कुशल तरीका खोजना अपेक्षाकृत आसान है, लेकिन विभिन्न लोगों द्वारा एक समिति के रूप में समन्वित तरीके से कार्य करना कठिन है। समझ की कमी, अंतिम उद्देश्यों और लक्ष्यों की अज्ञानता, आवेग, हठ, आदि बाधाएँ हैं जो अक्सर पूर्व निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के सामूहिक प्रयासों के रास्ते में आती हैं।

समन्वय की तकनीक से इन्हें दूर किया जा सकता है। समन्वय आपसी सहयोग और विकास पर जोर देता है। समन्वय भागीदारी और सामूहिक निर्णय लेने के तरीकों को अपनाने पर जोर देता है। परिणामस्वरूप, स्वस्थ मानवीय संबंध विकसित होते हैं।

प्रबंधन के अन्य कार्यों की कुंजी –

समन्वय प्रबंधन के अन्य कार्यों जैसे नियोजन, संगठन और नियंत्रण आदि की कुंजी है। उदाहरण के लिए, व्यवसाय योजना को सार्थक बनाने के लिए, इसके विभिन्न तत्वों का समन्वय करना बहुत महत्वपूर्ण है। इसी प्रकार नियंत्रण की विभिन्न श्रेणियों पर प्रभावी समन्वय स्थापित करना आवश्यक है।

सृजनात्मक और रचनात्मक शक्ति –

समन्वय एक प्रभावी सृजनात्मक एवं रचनात्मक शक्ति है जिसके द्वारा वैयक्तिक एवं सामूहिक प्रयासों से नवीनतम एवं उपयोगी वस्तुओं एवं सेवाओं का उपयोग किया जाता है। उचित समन्वय के बिना मशीनरी केवल परिवहन नहीं रह जाती है और कच्चा माल केवल कच्चा माल रह जाता है, बल्कि समन्वय द्वारा यह वस्तुओं और सेवाओं का रूप ले लेता है।

संतुलन स्थापित करना –

एक उपक्रम में काम करने वाले अलग-अलग लोगों की योजनाएं और क्षमताएं समान होने के बजाय अलग-अलग होती हैं। कुछ लोग अधिक योग्य और कुशल होते हैं, जबकि कुछ लोग कम कुशल और कम योग्य होते हैं। इतना ही नहीं, कुछ लोग अपेक्षाकृत तेजी से काम करते हैं जबकि कुछ धीमे काम करते हैं। समन्वय के माध्यम से इन विभिन्न क्षमताओं और क्षमताओं वाले व्यक्तियों के कार्यों के बीच एक संतुलन स्थापित किया जाता है।

विशेषज्ञता का लाभ उठा रहे हैं –

आधुनिक व्यवसाय में विशेषज्ञता का बोलबाला है, लेकिन विशेषज्ञता का लाभ तभी प्राप्त किया जा सकता है, जब क्रियाओं में समन्वय हो। अति-विशिष्टता का लाभ उठाने के लिए समन्वय भी आवश्यक है।

संस्था के लक्ष्यों को प्राप्त करना –

समन्वय प्रक्रिया व्यक्तिगत प्रयासों, समूह प्रयासों और प्रक्रियाओं को इस तरह से सुसंगत बनाती है कि संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करना आसान हो जाता है। साथ ही वह व्यक्तियों के सोचने-विचारने के तरीकों में समन्वय भी करता है, जिससे सभी लक्ष्य की ओर समान रूप से अग्रसर हों। समन्वय सबको इसी सूत्र में बांधे रखता है।

संघर्षों को कम करना –

संगठन में काम करने वाले लोगों के विचारों, काम करने के तरीकों, रुचियों और व्यवहार में अं तर होता है। विभागीयकरण और विशिष्टीकरण द्वारा इन अंतरों को और बढ़ा दिया गया है। इन विभिन्नताओं के कारण व्यक्तियों और समूहों में मतभेद और संघर्ष होना स्वाभाविक है। समन्वय के माध्यम से विभिन्न व्यक्तियों और समूहों के बीच एकता स्थापित की जा सकती है। क्योंकि समन्वय व्यक्तिगत समूहों या विभागीय हितों के बजाय संस्थागत हितों की पूर्ति पर जोर देता है।

समन्वय की बाधाएं :-

प्रबंध में समन्वय का महत्वपूर्ण स्थान है। यह प्रबंधन का सार है। प्रबन्ध के सभी कार्यों की प्रभावशीलता समन्वय पर निर्भर करती है, परन्तु समन्वय स्थापित करना कोई आसान कार्य नहीं है। हाँ समन्वय करते समय प्रबंधकों को विभिन्न कठिनाइयों, बाधाओं, रुकावटों और समस्याओं का सामना करना पड़ता है, क्योंकि समन्वय की कुछ सीमाएँ होती हैं।

लूथर, गुलिक के अनुसार, समन्वय की बाधाएं निम्नलिखित कारणों से उत्पन्न होती हैं:-

भविष्य की अनिश्चितता –

भविष्य अनिश्चित है। कोई भी निश्चित रूप से नहीं कह सकता कि कल क्या होने वाला है। यह अनिश्चितता मनुष्य का भावी व्यवहार है, जो प्राकृतिक परिघटनाओं से कहीं अधिक अनिश्चित है।

नेतृत्व में व्यक्तिगत अंतर –

समन्वय की सीमाओं का एक महत्वपूर्ण कारण यह है कि नेताओं का अपना ज्ञान, अनुभव, बुद्धि, चरित्र और आदर्शों और उद्देश्य के अपने विपरीत और संदेहपूर्ण विचार होते हैं।

प्रशासनिक क्षमता और सर्वमान्य स्वीकृत समन्वय विधियों का अभाव –

व्यक्तियों में प्रशासनिक क्षमता तथा सामान्य रूप से स्वीकृत समन्वय विधियों के अभाव के कारण भी समन्वय में बाधाएँ एवं सीमाएँ आती हैं।

प्रबंधकीय क्रियाओं में विचलन –

समन्वय की सीमाओं का एक अन्य कारण प्रबंधकीय कार्यों में अनेक विचलन है।

व्यवस्थित साधनों की कमी –

समन्वय की सीमाओं का एक महत्वपूर्ण कारण क्रमिक विकास, विचारों और नए विचारों और कार्यक्रमों के उपयोग के लिए समन्वय व्यवस्थित तरीकों और तकनीकों की कमी है।

पर्याप्त मानव ज्ञान का अभाव –

समन्वय की सीमाओं के कारणों में से एक मानव ज्ञान, विशिष्टता और प्रबंधकों के मानव जीवन के पर्याप्त ज्ञान की कमी है।

संक्षिप्त विवरण :-

हम इस निष्कर्ष पर पहुँचते हैं कि “समन्वय किसी उपक्रम द्वारा निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए की जाने वाली विनिमय गतिविधियों में सामंजस्य और एकता स्थापित करने की प्रक्रिया है। यह न केवल प्रबंधन का एक कार्य है बल्कि एक सार भी है।”

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